皆さんこんにちは。
営業部歯科衛生士のVです。
今回は社会人2年目の私が、営業部の先輩社員に、業務を効率的に行う秘訣をお聞きしました。
とにかく業務が丁寧でかつ素早い先輩方…
すぐに活用できるルールや意識するべきポイントの一部をご紹介いただいています！
臨床現場で働く方、学生の皆さんにもきっと参考になる内容だと思いますので、ぜひ最後までご覧ください♪
早速行ってみましょう！
●情報をひとまとめにする
Todoリストはエクセル、スケジュールはOutlookなどひとまとめにすることで漏れもなく、一目でタスクが確認できますね！
PCを普段使わない方は「スケジュール帳」「ノート」などに代えて活用できそうですね♪
慌てるとついつい色々なところにメモをしがちですが、ここは意識的にルールを決めて管理していきたいです！
また、思いついたアイデアや聞いたアドバイスはスマートフォンのメモ機能にまとめるようにしているそうです。
貴重なメモは、わたしも逃さずに書き留めようと思います！
●午前のTodoと午後のTodoを分ける
1日は長いようであっという間に終わるもの。
数あるタスクを午前と午後に分けることで、意識的にタイムマネジメントをしているそうです。
またTodoリストに入れずとも、すぐに終わることはその場で終わらせるようにする、ということも教えていただきました。「ワンアクションで済むことはすぐに返す」ことが業務の素早さの秘訣だと感じました。
●PCでよく使う動作はショートカットキーを覚える
上書き保存やタブ移動などの機能は本当に便利でした！マウスでも操作できるため、意識して使ったことはなかったのですが、このワンアクションがスピードにつながっているということを実感しました。
院内のPCを使用する際は皆さんもぜひお試しください！
使っていくと簡単に覚えられそうです♪
～番外編～
●よく使うけど忘れやすい番号はすぐに目に付くところで管理
先輩は勤務先の住所や電話番号などよく使う情報は、スマートフォンケースに入れているそうです。
パスワードなども自分でないとわからない書き方で入れておくことで探す手間を省いていました。
●業務がはかどるようなアイテム選択も重要…！
オフィスで１日PC作業をする日は、1日中PCとにらめっこ。
目が疲れないよう、ブルーライトカットの眼鏡やPC用の保護フィルムを活用する等工夫をされていました！
●効率的なルートで移動する
社内はフリーアドレス制が導入されており、席が固定でない上に、ごみ箱や文具などの位置も決まっているので、移動することが多くなります。
そのため、何かのついでにごみを捨てたり、誰かに見てほしい資料を持って歩いたりと工夫をされているそうです！
などなど。
一番は業務を行うことなので、そのための工夫に気を取られてしまっては元も子もありませんが、
予めマイルールを決めておくことや、ちょっと意識をすることで、慣れると業務の効率が一気に向上すると思いました。
私も、真似できるところは早速実践し、よりスマートな社会人を目指していきたいと思います！
